Sei sicuro di scrivere un’email efficace?

Email  Marketing: alcuni piccoli accorgimenti per rendere più efficace l’utilizzo della posta elettronica.

La posta elettronica è senza dubbio tra le forme di comunicazione più utilizzate; dal più formale comunicato ufficiale fino al messaggio scherzoso tra amici, la mail è nella grande maggioranza dei casi il mezzo più rapido, sicuro ed efficace per contattare la persona desiderata.
La semplicità d’utilizzo e la sua larga diffusione, ne fanno uno strumento alla portata di tutti; al giorno d’oggi solo un totale analfabeta informatico potrebbe ritenere utile seguire delle lezioni sull’utilizzo dell’e-mail 🙂
Tuttavia proprio per il così ampio uso (e non di rado abuso) della posta elettronica, scrivere una mail è ben più delicato di quanto si possa pensare, laddove si voglia comunicare in maniera efficace e soprattutto ci si attenda dal messaggio una risposta esauriente.
Alcuni piccoli accorgimenti, dettati più dal buon senso che dalla tecnica linguistica, possono rendere la comunicazione via mail più gradevole e produttiva.

E’ sufficiente, d’altronde,  fare un “sopralluogo” sulla propria stessa casella di posta: quali sono le mail che abbiamo conservato e quali cestineremmo senza neppure completarne la lettura?

Il principale aspetto di fondo è senza dubbio rappresentato dalla personalizzazione e dalla differenziazione della singola mail: cosa di più antipatico, per il destinatario, di vedersi spedita una mail palesemente inviata ad un gruppo di persone e non esclusivamente a stesso. Ammenochè il contenuto della mail non risulti estremamente interessante già a partire dal titolo, il lettore reagirà eliminandola o leggendola in modo molto superficiale, proprio perché, appunto, non contiene nulla di specifico, di personale.

Va curata, ovviamente, la correttezza sia grammaticale che grafica del testo: da evitare messaggi scritti esclusivamente in maiuscolo o in minuscolo, con abuso di punteggiatura (soprattutto di punti esclamativi, spesso erroneamente utilizzati per attirare l’attenzione del lettore), con punteggiatura assente o carente, o, ancor peggio, con forme di abbreviazione tipiche delle chat o degli sms. Stesso discorso vale per le emoticon (le cosiddette faccine): per quanto spesso molto espressive, è bene limitarne l’uso alle mail confidenziali o comunque poco formali.

Laddove si tratti di mail di natura commerciale o pubblicitaria, inoltre, sarà fondamentale procedere con delle ulteriori accortezze. La grande quantità di spam e di pubblicità indesiderata che quotidianamente giunge verso le caselle di posta, fa si che la pubblicità via mail sia la tipologia di posta con la più alta percentuale di eliminazione “a priori”.
Per questo motivo è consigliabile inviare mail pubblicitario-informative solo a persone con cui si è già stabilito un precedente contatto (magari telefonicamente), le quali hanno confermato il loro interesse a ricevere la mail promozionale. Non operare secondo questo criterio danneggerà certamente l’immagine dell’azienda che si sta promuovendo, e, ovviamente, infastidirà inutilmente un gran numero di utenti.

Altro principio da tenere sempre bene in considerazione nella scrittura di un’email è la coerenza, nel più ampio senso del termine. Anzitutto il livello di formalità del messaggio dev’essere adeguato ai contenuti: una comunicazione ufficiale scritta in modo troppo informale o, al contrario, una mail in cui è possibile mantenere dei toni confidenziali scritta in un pesante burocratese, risulterà certamente sgradevole ed antipatica alla lettura.

Fondamentale, assolutamente, che la mail sia concisa ma chiara. La posta elettronica viene spesso letta molto rapidamente e con un livello medio di attenzione piuttosto basso, ragion per cui è utilissimo rendere breve il proprio messaggio, senza però sminuirne i contenuti.

Ciò non è sempre possibile, spesso per comunicare in maniera efficace si deve necessariamente proporre al destinatario un messaggio lungo; in tal caso sarà importante dare al testo una forma ordinata e gradevole all’aspetto visivo. Assolutamente da evitare i cosiddetti “muri”, ovvero dei testi lunghi (ancora peggio se con un carattere piccolo) e privi di capoversi, grassetti o corsivi. Con ogni probabilità chi riceve una mail di questo tipo, vuoi per pigrizia o per mancanza di tempo, si scoraggerà in partenza e rinuncerà alla lettura.
In caso di testi lunghi, quindi, è importante anzitutto curare la formattazione, evidenziando con grassetti, corsivi o con colori i punti fondamentali del messaggio, adottando elenchi puntati, adoperando spesso i capoversi e dividendo il testo in diversi paragrafi.
Può rivelarsi particolarmente utile inserire all’inizio del messaggio una sorta di breve indice del testo inviato; ciò non favorirà soltanto l’ordine, ma stimolerà il destinatario alla lettura, aiutandolo, inoltre, ad indirizzarsi sui punti di maggiore interesse. Le frasi iniziali della mail rivestono infatti un ruolo di grande rilievo, anche nel caso di messaggi piuttosto brevi; sono le prime parole che il navigatore si ritrova a leggere nel momento in cui sceglie di aprire la mail.

Per tale ragione, è sempre bene proporre già nella prima frase la motivazione del messaggio, non prima di eventuali presentazioni, o quantomeno spiegare sommariamente i contenuti dello stesso, per poi entrare nei dettagli successivamente.

Brevità e chiarezza giocheranno un ruolo chiave anche per quanto riguarda la scritte relative all’oggetto ed al mittente, sull’efficacia delle quali il destinatario, di fatto, deciderà se proseguire o meno nella lettura. E’ qui che, assai spesso, il mittente fatica a conciliare la chiarezza con la completezza dei contenuti.
All’interno del ristretto spazio dedicato all’oggetto è bene inserire poche parole, ma il più possibile specifiche, esplicative del messaggio inviato e non generiche (è privo di senso, eppure capita spesso, inviare una mail avente per oggetto, ad esempio, “comunicazione”). Da evitare, ovviamente, tutte le parole che potrebbero in qualsiasi modo far pensare a dello spam, parole scritte completamente maiuscolo ed anche in questo caso la punteggiatura usata a sproposito per colpire l’occhio del lettore; anche in questo caso, inoltre, sarà fondamentale la coerenza da parte di chi scrive.
Proprio alla luce dell’importanza dell’oggetto, infatti, capita spesso di ricevere delle mail aventi per oggetto parole e frasi altisonanti, le quali contengono, in realtà, un messaggio di tutt’altro genere; è questo un modo assolutamente maldestro di tentare di guadagnare l’attenzione del lettore, il quale non sono troverà sgradevole questa discrepanza, ma molto probabilmente cestinerà la mail considerandola come spam o, non è raro, come una burla.
Altrettanto importante sarà essere chiari nella scrittura all’interno dello spazio “mittente”; una firma dettagliata, con nome, cognome ed eventuali prefissi di rilievo (Dott., Ing., Prof…) colpirà positivamente l’attenzione del lettore; laddove si scriva, invece, per conto di una persona giuridica o di un’azienda, è bene scrivere nell’oggetto esclusivamente il nome della società ed eventualmente il nome dell’ufficio interno da cui è trasmessa la mail, inserendo solo alla fine del testo del messaggio la firma della persona che ha scritto il messaggio.

Seguire queste semplici regole e soprattutto porsi con educazione, buon senso ed umiltà, favorirà non solo la comunicazione, ma anche l’immagine di chi scrive.